Visszaélés-bejelentési rendszer online is!
A 2023. évi XXV. törvény, ismertebb nevén az új panasztörvény rendelkezéseinek értelmében a hazai, legalább 50 főt foglalkoztató vállalkozásoknak belső visszaélés-bejelentési rendszert kell létrehozniuk és működtetniük annak érdekében, hogy foglalkoztatottaik a rendszeren keresztül jelenthessék be a vállalkozásnál esetlegesen tapasztalt jogszerűtlenséget vagy visszaélést.
A belső visszaélés-bejelentési rendszer kifejezés hallatán talán elsőre nem is annyira egyértelmű, milyen rendszert kéne kialakítaniuk az érintett vállalkozásoknak. Habár a követelményeket a panasztörvény szigorúan meghatározza, a megvalósítás tekintetében elég mozgásteret biztosít ahhoz, hogy a rendszert úgy hozzuk létre, ahogy az számunkra a legkézenfekvőbb.
Szóban és írásban tett bejelentés
A tapasztalt visszaélés írásbeli és/vagy szóbeli bejelenthetőségét biztosítania kell a foglalkoztatónak. A szóbeli bejelentés történhet telefonon, hangüzenet küldő rendszeren keresztül vagy akár személyesen is.
Az írásbeli bejelentésre is számos lehetőség adott. A legegyszerűbb egy panaszdoboz elhelyezése olyan helyen, ahol bármely foglalkoztatott korlátozás nélkül hozzáfér, és a ládába akár névtelenül is bedobhatja a panasz leírását. Az ennyire leegyszerűsített rendszer ugyan működőképes lehet, de a jogszerű üzemeltetése korántsem biztos, hogy triviális. Ahogy elmozdulunk az elektronikus úton tett írásbeli bejelentések irányába, úgy válik a rendszer egyre komplexebbé. Létrehozhatunk például egy e-mail címet, amit a visszaélés-bejelentések fogadására használunk. Ezt a postafiókot rendszeresen ellenőriznie kell majd annak a megbízott személynek, aki a bejelentések feldolgozását végzi. Kérdéses lehet az is, hogy ebben az esetben tudjuk-e biztosítani az anonimitást. Ha egyszer használatos e-mail címet használ a bejelentő, nem fogjuk tudni válaszüzenetben értesíteni az ügyben tett lépésekről. Ebből a néhány kiemelt részletből is látható, hogy a bejelentések fogadása csak a jéghegy csúcsa, a visszaélés-bejelentési rendszer folyamatainak kialakítása jelenti az igazán nagy falatot.
Egyszerű és hatékony online megoldás
Az írásban tett bejelentések fogadására és kezelésére nyújtanak megoldást az egyre népszerűbb online visszaélés-bejelentő alkalmazások.
Az online rendszer előnye, hogy minden érintett számára bármikor elérhető. A visszaélés-bejelentés bármikor megtehető, csak internet hozzáférésre van hozzá szükség. A panaszok fogadása szintén folyamatos, a felülethez hozzáféréssel rendelkező személy azonnal értesül a beérkezett panaszról, és megkezdheti az ügy feldolgozását.
A webapplikáció lehetővé teszi, hogy a bejelentő anonim maradjon, a visszaélés-bejelentés benyújtásához nem szükséges semmilyen személyes adatát megadni, még az e-mail címére sincs szükség. A rendszer a bejelentést egy azonosító számmal látja el, melyhez a bejelentő egyedi jelszót adhat meg. A panasz elküldése után kapott linken keresztül ezzel az egyedi jelszóval fér hozzá a bejelentő az ügyhöz. Ennek köszönhetően a folyamatos tájékoztatás biztosított, ugyanakkor megőrizhető a panaszos inkognitója.
Az online-visszaélés bejelentő rendszer kezelésével megbízott személy – akár a vállalkozásnál kijelölt kolléga, vagy külső megbízott bejelentővédelmi ügyvéd – az alkalmazásra való regisztrációkor kapott adataival tud belépni a felületre, így illetéktelen személy nem fér hozzá a bejelentésekhez. A kezelő látja a beérkezett bejelentéseket, azonnal tud válaszüzenet küldeni, kérhet be további adatokat. Az online megoldásnak köszönhetően mindez nagyon gyorsan, egyszerűen és átláthatóan történik, az adatvédelmi előírások betartása mellett. Az adatok tárolása is biztonságosan megoldott, az ügyhöz nem szorosan szükséges információk azonnal törölhetőek a bejelentésekből, ezzel is megfelelve a jogszabályi követelményeknek.
Összességében elmondható, hogy a belső visszaélés-bejelentési rendszer kialakítására számos lehetőség áll a vállalkozások rendelkezésére. Az ideális megoldás kiválasztása főként az egyedi igények, a rendelkezésre álló erőforrások figyelembevételével kell, hogy történjen. A legkényelmesebb verzió egy online panaszbejelentő felület használata, ami folyamatos elérhetőséget biztosít számos olyan, testre szabható funkció mellett, ami a panaszok hatékony feldolgozását segíti elő.
